KAPSAM VE AMAÇ:
Madde 1 – Bu Yönetmelik Hatay Birlik Vakfı Şubelerinin açılmasına ve bunların çalışmalarına ilişkin esasları kapsar.
DAYANAK:
Madde 2 – Bu Yönetmelik Hatay Birlik Vakfı resmi senedinin 2 nci maddesindeki “Vakıf Şubeleri açılabilir” hükmüne göre hazırlanmıştır.
KISALTMALAR:
Madde 3 – Bu Yönetmelikte geçen “Vakıf Senedi” Hatay Birlik Vakfı Resmi Senedini, “Yönetim Kurulu” Hatay Birlik Vakfı Yönetim Kurulunu, “Şube” Hatay Birlik Vakfının il’lerdeki şubelerini, “Şube Başkanı” Hatay Birlik Vakfı Şubelerinin Başkanlarını, “Şube Yönetim Komitesi” Hatay Birlik Vakfı Şubelerinin Yönetim Komitesini ifade eder.
Şubelerin Açılışı:
Madde 4 – Vakıf Yönetim Kurulu Kararı ile Vakıflar Genel Müdürlüğünden izin alınarak Yurt içinde şubeler açılabilir.
Şubelerin Adları:
Madde 5 – Hatay Birlik Vakfı Şubeleri açıldıkları yerin adını alırlar.
Şubelerin Görev ve Yetkileri:
Madde 6 – Şubeler, Vakıf Senedi, Yönetmelikler ve Yönetim Kurulunun talimatları doğrultusunda faaliyette bulunurlar. Bu faaliyetleri Vakıf adına yürütürler. Şubelerdeki taşınır ve taşınmaz mallar ile paralar Vakfa aittir. Şubeler kendi başlarına gayrimenkul edinemezler. Vakfın gayrimenkulleri üzerinde Yönetim Kurulundan yetki alınmaksızın tasarrufta bulunamazlar.
Hizmetlerin yerine getirilmesi ve çalışmaların aksamaması için gerekli malzeme ve eşyaları şube bütçesi ile sınırlı olarak satın alma veya kiralama yolu ile temin edebilirler.
Şubelerin Kapatılması:
Madde 7 – Şubeler Yönetim Kurulu kararı ile kapatılabilir.
Şube Yönetim Komitesi:
Madde 8 – Vakıf şubeleri Şube Yönetim Komitesince yönetilir. Yönetim Komitesi Vakıf Yönetim Kurulunun onaylayacağı şekilde oluşur. Şube Yönetim Komitesi Vakıf Yönetim kurulunca onaylandıktan sonra resmen kurulmuş sayılır.
Şube Yönetim Kurulu İhtiyaç halinde Vakıf Yönetim Kurulunun onayını almak suretiyle yeterli sayıda eleman çalıştırabilir.
Yönetim Komisyon Üyelikleri fahri görevler olup, hiç bir ad altında ücret alamazlar.
Görev Süresi:
Madde 9 – İstifa, nakil ve ölüm hallerinin dışında Şube Yönetim Komitesi üyelerinin görevleri Vakıf Yönetim Kurulunun uygun gördüğü sürece devam eder. Vakıf Yönetim Kurulu uygun gördüğü takdirde Şube Yönetim Komitesi başkan ve üyelerinin görevine son verebilir. Başka kişi ve kişileri başkan ve üyeliğe atayabilir.
Çalışma Usulü:
Madde 10 – Şube Yönetim Komitesi Başkan ve Üyeleri, yürürlükteki Kanun ve Nizamlara, Hatay Birlik Vakfı Vakıf Senedine, Yönetmeliklere ve Talimatlara uymak zorundadırlar. Şube Yönetim Komitesi üye sayısının çoğunluğu ile toplanır. Gündemdeki konuları görüşerek karara bağlar. Karar, üye tam sayısının salt çoğunluğu ile alınır. Komitece alınan kararlar, Noterden tasdikli karar defterine yazılır ve toplantıya katılan üyeler tarafından imza edilir.
Şube Yönetim Komiteleri’nin Görev ve Yetkileri:
Madde 11 – Vakıf senedine, bu yönetmeliğe ve talimatlara göre her türlü Şube faaliyetlerini düzenler, karar verir ve yürütürler.
Vakfın Hatay hesaplarında bulunan paraları, Vakıf Yönetim Kurulunca verilen yetki sınırları içinde kalmak kaydıyla, bu Yönetmelik esaslarına uygun şekilde Vakıf Yönetim Kurulundan olur alarak harcarlar.
Vakfa ait veya Vakfa tahsis edilen emlakı Yönetim Kurulunca verilen yetki sınırları içerisinde kullanmaya, kiraya vermeye, onarım ve bakımlarını sağlamaya yetkilidirler.
Vakıf Senedindeki gelirler esas olmak üzere, Vakfa gelir sağlamak için gerekli her türlü çalışmaları yaparlar. Elde ettikleri gelirleri Vakıf Yönetim Kurulunca belirlenen Bankalardaki hesaplara yatırırlar.
Satın alması, kiralanması veya bağış olarak kabulü Yönetim Kuruluna teklif edilecek gayrimenkullerle ilgili işlemlerin ön hazırlıklarını yaparlar ve Yönetim Kurulundan alınacak yetkiye göre bunların Vakıf mülkü haline gelmesini veya kiralanmasını sağlayacak işlemleri yürütürler.
Şube bütçesini ve gerekli revizyonları hazırlayarak Yönetim Kurulunun onayına sunarlar.
Şube Yönetim Komitesi Başkan ve Muhasip üyenin imzaları ile harcama yapar.
Şube Yönetim Komitesi Başkanı’nın Görevleri:
Madde 12 – Şube Yönetim Komitesi Başkanı, Şubeyi temsil eder, Şube çalışmalarından birinci derecede sorumludur. Yönetim Kurulunca gönderilen talimatları titizlikle uygulatır. Şube harcamalarında ita amiridir. Yönetim Kurulunun bankalarda açtıracağı hesaplarda birinci imza sahibidir.
Şube Yönetim Komitesi Başkan Yardımcısı’nın Görevleri :
Madde 13 – Başkanlık görevi, Şube Yönetim Komitesi Başkanı’nın geçici veya herhangi bir nedenle görevi başında bulunmadığı zamanlarda Başkan Yardımcısı tarafından yürütülür. Başkan Yardımcısı Şube çalışmalarından ikinci derece sorumlu olmakla birlikte Şube Yönetim Komitesi Başkanı’nın verdiği işleri aldığı yetki içerisinde yürütür.
Şube Sekreteri’nin Görevleri:
Madde 14 – Şube Sekreteri Şubenin tüm çalışmalarını organize eder. Şubenin çalışmalarını, evrakların dosya planına göre düzenli bir şekilde dosyalanmasını sağlar. Şube komitesi karar defterine kararları yazar. Komitenin istemiş olduğu bilgileri sağlar, şubenin denetimi ile ilgili konularda denetim elemanlarına yardımcı olur.
Şube Muhasip üyesinin Görevleri:
Madde 15- Şube Muhasip-Veznedarı, Şubenin tüm hesap işlerini yürütür. Muhasebe evraklarını, makbuzları, her türlü gelir ve gider belgelerini muhafaza eder. Yönetim Komitesine, Müfettiş veya Denetçilere Şube muhasebesi hakkında bilgi verir. Şubenin gelir ve giderlerinin muhasebeleştirilmesine dair mahsupları Şube Başkanı ile birlikte imza eder. Harcamalarda ikinci imza sahibidir.
Şubelerin Devir Teslim İşleri:
Madde 16 – Şube Yönetim Komitesi Başkan ve Üyeleri, görevlerinden ayrılırken Şubeye ait zimmetlerinde bulunan para, çek karnesi, banka cüzdanı, defter, dosya, makbuz gibi emtiaları teslim tutanakları tanzim ederek ilgililere teslim ederler.
Aksi halde daha sonra doğabilecek her türlü zarardan kendileri sorumlu olurlar.
Harcamalarda dikkat edilecek hususlar:
Madde 17 – Bütün harcamalar mevzuata uygun olarak düzenlenmiş harcama belgelerine göre yapılır.
Şubelerin harcama yetkilerinin sınırı her yıl Vakıf Yönetim Kurulunca tespit edilerek Şubelere bildirilir. Bu sınırı aşan harcamalar için önceden Vakıf Yönetim Kurulundan yetki istenmesi şarttır.
Şubelerde Kullanılacak Makbuzlar:
Madde 20 – Şubeler ancak Vakıf Yönetim Kurulunca gönderilen makbuzları kullanabilirler. Şubeler makbuz bastıramaz. Makbuz çeşitleri Vakıf Yönetim Kurulunca belirlenir. Her çeşit bağış için makbuz kesilip, bağış yapana verilmesi mecburidir. Kullanılan makbuzlar dolduğunda makbuz dip koçanları bir tutanağa eklenerek, tutanakta makbuzun başlangıç ve bitiş sıra no’ları ve makbuzla toplanan para tutarı da belirtilmek suretiyle Hatay Birlik Vakfı’na gönderilir.
Şubelerin Hesap İşlemleri :
Madde 21- Şubelerde sadece Noter’den tasdikli kasa defteri tutulur. Günlük kasa hareketleri bu deftere işlenir. Onbeş günde bir defterin (Bir evvelki haftanın devamı olarak) fotokopisi çıkarılır, belgeler de eklenmek suretiyle en seri şekilde Hatay Birlik Vakfı’na gönderilir. Mali işlemler Hatay Birlik Vakfı Muhasebe servisince muhasebeleştirilir.
Makbuz Talepleri :
Madde 22 – Şubeler her türlü makbuz ve basılı evrakı Hatay Birlik Vakfı’a hitaben yazılmış bir ihtiyaç yazısı veya bir kurye ile isterler.
Görevlendirilen kuryeler istenilen makbuz ve basılı evrakı Şubeye iletmek üzere imza karşılığında alırlar. Şubece teslim alınan makbuzlar, makbuz kayıt defterine kayıt edilir. Şubenin makbuz zimmeti bu defterden takip edilir.
Denetim:
Madde 23 – Vakıf Şubelerinin işlemleri Vakıflar Genel Müdürlüğü ile Vakıf Yönetim Kurulu veya Vakıf Yönetim Kurulu adına Hatay Birlik Vakfı’nın teftiş ve denetimine tabidir. Teftiş ve denetimler periyodik olarak ve ihtiyaç duyuldukça yapılır.
Yürürlük:
Madde 24 – Bu yönetmelik Yönetim Kurulunun 06 EKİM 2011 tarih ve 6 Sayılı Kararı ile kabul edilmiş olup, bu tarihten itibaren yürürlüğe girer ve Yönetim Kurulunca yürütülür.
Mehmet İhsan AYDEĞER
Vakıf Yönetim Kurulu Başkanı
Mehmet ÖNAL
Vakıf Yönetim Kurulu Başkan Yrd.
Sedat ŞİMŞEK
Vakıf Yönetim Kurulu Başkan Yrd.
Nuri ÇELİK
Vakıf Genel Sekreteri
Hüseyin KEFSİZ
Vakıf Saymanı
